Arrangörshandbok.

Arrangörshandbok (pdf).

Arrangörshandboken är ett hjälpmedel för arrangörer men också ett dokument som ger en bra helhetsbild av vad UKM är och kan vara.

Innehållsförteckning.

Introduktion
Föreningen
Festivaler
Deltagare
Regional samordning

Arrangera

Organisationsexempel
Ekonomi
Lokaler
Program
Dokumentation
Anmälnings- och arrangörsverktyg
Kommunikation
Urvalsgrupp

Regler

Scentid
Utställningsyta
Åldersgräns
Drogfritt

Riktlinjer

Förväntningar
Ledare
Workshops
Information
Utställning
Kost och logi
Värna om det unika

Check-lista

Innan festival
Under festival
Efter festival.

 

Introduktion.

UKM (Ung kultur möts) verkar för att ungas röster ska höras och ung kultur ska få ta plats.

UKM har funnits i Sverige sedan 1997. Tusentals ungdomar har deltagit under åren på scen, med alster i utställningar eller som funktionärer och arrangörer. Många av dessa har fortsatt stå på scen, skapat och arrangerat upp i vuxen ålder.

UKM skapar mötesplatser i form av festivaler där unga människor i åldern 13–20 år på olika sätt får uttrycka sig kreativt och konstnärligt för en publik. En viktig del är också det unga arrangörskapet. UKM skapas med, för och av unga. Syftet med UKM är att erbjuda unga människor en trygg miljö med möjligheter till att vidga sitt kontaktnät, utmana sig själva och utvecklas som individ.

Föreningen.

UKM Sverige är en nationell förening. I föreningen är alla regioner och kommuner som arrangerar en UKM-festival medlemmar.

UKM Sverige vill med ett demokratiskt arbetssätt tillvarata allas lika rätt till deltagande, inflytande och påverkan.

Om din region eller kommun inte är medlem i UKM Sverige, hör gärna av dig till oss så berättar vi mer om hur ni kan göra för att bli medlem och arrangera festivaler. Kontaktuppgifter finns här.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Festivaler.

En UKM-festival kan se ut på många olika sätt. En viktig del är dock att festivalen utformas så att den blir en välkomnande och inkluderande mötesplats för olika typer av människor. Festivalerna är indelade i lokal-, region- och riksfestival. Målgruppen är unga i åldern 13-20 år som vill visa sitt uttryck för en publik eller vara med som funktionär eller arrangör. Det finns ingen begränsning i vilken typ av kreativt eller konstnärligt uttryck en får visa upp.

Gemensamt för alla festivaler är att det ska erbjudas:

  • En scen för scenshow.
  • En utställningsyta för konstutställning.
  • Delaktighet genom arrangörskap (crew).

Festivalen kan också innehålla:

  • Workshops.
  • Aktiviteter (pysselhörna, prova-på-aktiviteter, café, spel m.m.).
  • Mässtorg (med plats för andra aktörer som jobbar med barn och unga).
  • VIP-program (för de som är nyfikna på UKM och ev. vill starta upp en festival)
  • Ett tema som festivalen utgår från.

UKM finns på flera platser i Sverige och festivalerna arrangeras i tre steg.

Lokal festival.

De lokala UKM-festivalerna arrangeras i och av en eller flera kommuner någon gång under perioden februari-april. Här får alla som anmäler sig vara med. Förutsättningarna för de lokala festivalerna ser olika ut. Ibland samordnas festivalen av kommunens kultursekreterare, ibland har en fritidsgård uppdraget, i andra kommuner är det studieförbund, kulturskola eller en arrangörsförening som står bakom festivalen. Erfarenheten visar att det är en stor fördel om den lokala samordnaren arbetar där unga befinner sig. Grunden för arrangemanget är det unga arrangörskapet. Våra festivaler skapas av, för och med unga människor.

Regionfestival.

Regionfestivalen arrangeras av den regionala medlemmen i UKM Sverige tillsammans med en eller flera kommuner. Hundratals unga deltar årligen i de lokala festivalerna. I den bästa av världar skulle förstås alla ges chansen att få följa med till den årliga regionfestivalen. Av praktiska och ekonomiska skäl så går det dock inte i de flesta fall. Ett urval måste göras. Varje lokal arrangör sammanställer en urvalsgrupp som får uppdraget att välja vilka som får representera sig själva, sitt konstnärliga uttryck och sin kommun på den efterföljande regionfestivalen. UKM Sverige har tagit fram en rad kriterier att utgå ifrån som stöd för urvalsgruppens arbete. Läs mer om urvalsgruppens arbete under kapitlet “Arrangera”.

Det är viktigt att informera deltagare om att UKM först och främst är en mötesplats för unga människor. Deltagare som väljs ut av urvalsgruppen att representera sin lokala festival på länsfestivalen ska finnas på plats under hela festivalen dvs. inte enbart skicka med sina konstverk eller uppträda på scenen och sedan avvika.

Varje lokal arrangör ansvarar för att vuxna ledare följer med till regionfestivalen och att det finns en ekonomi som täcker en ev. kostnad per deltagare samt transporter till och från festivalen.

Regionfestivalerna arrangeras i april-maj.

Riksfestival.

Många unga deltar i UKM varje år och cirka 250-300 av dessa väljs ut från de regionala festivalerna att representera sin region på riksfestivalen. Riksfestivalen pågår i flera dagar och har ofta en arrangörsgrupp som består av deltagare från hela regionen och ibland från hela Sverige. Riksfestivalen arrangeras av en region tillsammans med en eller flera kommuner. Festivalen får ett ekonomiskt stöd från den nationella föreningen UKM Sverige och arrangeras i juni.

Camp.

Utöver festivalerna arrangeras ibland UKM Camp. Det kan vara ett mindre läger som upptakt till en lokal festival, en kick-off för en arrangörsgrupp eller en weekend bara i konstens tecken. Vad det är och kan vara bestämmer arrangören själv.

Kontakta samordnaren i den regionen du bor i om du är sugen på att arrangera eller delta i ett UKM Camp.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Deltagare.

När en festival arrangeras är många olika personer och funktioner involverade. Inom UKM har vi valt att dela in deltagandet i fyra olika kategorier.

Crew.

Genom att vara värd för festivalen, eller hjälpa till med arrangemanget på annat sätt, är du med och skapar en upplevelse värd att minnas. En grym erfarenhet som får dig att växa och dessutom passar fint i CV:n.

När du anmäler dig som crew till en festival så kan du välja mellan olika arbetsområden (Administration, scen, dokumentation, trivsel och kringaktiviteter, entré och incheckning, funktionärssamordning, kommunikation, konferencier, urvalsgrupp, utställning eller workshops). Tänk då på att detta bara är en intresseanmälan. Det betyder att du inte kan vara säker på att du får möjligheten att arbeta just inom de områden som du anmält. Arrangören kanske har andra planer eller lovat just det arbetsområdet till någon annan som sökte före dig. Det bästa är att skicka in en intresseanmälan och sedan kontakta arrangören.

Scen.

Ta chansen att uppträda med bra ljud och snyggt ljus. Scenen är din i fem minuter, oavsett om du vill spela, dansa, slå volter eller lösa Rubiks kub.

Utställning.

Gör du smycken? Målar du tavlor? Drejar du krukor? Slöjdar du fiskedrag? Vad du än skapar får du möjlighet att visa det i ett schysst utställningssammanhang. Du har 1,5 x 1,5 meter som du får göra vad du vill med.

Övriga funktioner.

Vanliga funktioner som tillhör kategorin “Övriga funktioner” är festivalansvarig, konferencier, ledare, ljud- och ljustekniker, regional samordnare, urvalsgrupp och workshopledare. Alla som är med och arrangerar festivalen ska skapa ett eget konto på www.ukm.se och anmäla sig till festivalen. Det gäller alltså även de som tillhör kategorin “Övriga funktioner”. Detta är viktigt av flera skäl. Dels för att festivalens statistik skall bli korrekt men också för att administratören/arrangören skall kunna kommunicera med alla under festivalen.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Regional samordning.

I varje region finns en person anställd för regional samordning. Uppgiften är att stödja arrangören av lokala festivaler och regionfestivalen. Samordnaren fungerar också som en ”spindel i nätet” för det nätverk av arrangörer inom UKM som finns i regionen. Regionens representation vid den årliga riksfestivalen ligger också på samordnarens bord. Utöver detta så representerar den regionala samordnaren sin region i det nationella arbetet inom UKM i form av en plats i styrelsen för UKM Sverige.

Tillbaka till innehållsförteckning.

 

Arrangera.

Här följer ett exempel på hur en organisation kan se ut kopplat till en större festival. Den kan lätt bantas ner och anpassas till en mycket mindre organisation utifrån behov.

Organisationsexempel.

Festivalen arrangeras av en ung arrangörsgrupp (Ledningsgrupp) i nära samarbete med regional samordning (Stab) och en lokal arbetsgrupp.

Den regionala samordnaren för UKM är stabschef och har det yttersta ansvaret för arrangemanget.

Stabschef.

Stabschefen är projektledare och ytterst ansvarig för festivalen.

Arbetsuppgifter

  • rekrytera deltagare till ledningsgruppen (i dialog med tidigare års ledningsgrupper)
  • rekrytera mentorer som stöd till ledningsgruppen
  • leda staben och agerar som stöd för ledningsgruppen och den lokala arbetsgruppen
  • säkerställa att ledningsgruppen har inflytande över alla delar av arrangemanget
  • samordna kommunikationen mellan stab, ledningsgrupp, lokal arbetsgrupp samt arrangemangets övriga aktörer (deltagare, publik, media, bidragsgivare, samarbetspartners)
  • tillsammans med lokal samordnare för UKM i den kommun som festivalen arrangeras i bjuda in UKM Sveriges medlemmar till nätverksträff och informera om den kommande festivalen
  • säkerställa att användandet av musik som är skyddad med upphovsrätt rapporteras till STIM (upphovsrättsorganisation inom musikområdet)
  • säkerställa att UKM Sveriges stadgar och policys följs
  • säkerställa att alla bidragsgivares namn eller logotyper finns väl synlig på allt offentligt material
  • säkerställa att UKM Sveriges grafiska manual följs i all kommunikation
  • säkerställa att UKM Sveriges digitala arrangörsverktyg (SiteFactory) används
  • efter fullföljd festival lämna in en rapport (enligt mall) till uppdragsgivare och bidragsgivare

Stab.

Staben består av stabschefen (regional samordnare för UKM) och lokal samordnare för UKM i den kommun som festivalen arrangeras i. Staben arbetar med ett coachande förhållningssätt gentemot ledningsgruppen och den lokala arbetsgruppen. Stabschefen rapporterar löpande till uppdragsgivare.

Ansvarområden

  • Rekrytering (ledningsgrupp, mentorer)
  • Handledning och utbildning
  • Processledning

Ledningsgrupp.

Ledningsgruppen rekryteras av den regionala samordnaren för UKM och lokal samordnare för UKM i den kommun som festivalen arrangeras i. Gruppen består av ett 10-tal unga personer i åldern 17–25 år.

Flera av ledningsgruppens medlemmar skall ha erfarenhet av arrangörskap inom UKM. Det är ledningsgruppen som ansvarar för festivalens planering, genomförande och utvärdering.

Arbetet sker i nära dialog med staben och den lokala arbetsgruppen.

Ansvarsområden

  • Aktiviteter (utsmyckning, invigning, avslutning, kringaktiviteter ex. lounge och öppen scen)
  • Funktionärer (samordning)
  • Kommunikation (dokumentation, information, marknadsföring)
  • Produktion (administration, ekonomi, representation, utvärdering)
  • Scen (konferencierer, ljud, ljus, scenografi, koreografi, scheman för scentest och spelprogram)
  • Utställning (kontakt med konstnärer, utställningsteknik, installation/montering och vernissage)
  • Värdskap (urvalsgrupp, samarbetspartners/sponsorer, mässtorg, VIP-program, externa gäster)
  • Workshops (program, rekrytering av workshopledare)

Alla deltagarna i ledningsgruppen har ansvaret att medverka vid rekrytering av kommande års ledningsgrupp.

Mentorer.

Mentorerna rekryteras av stabschefen och skall finnas som stöd för ledningsgruppen i planeringen och genomförandet av festivalen. Mentorerna skall ha relevanta erfarenheter och kunskaper som rör festivalens olika delar. Mentorsgruppen består av 3–4 vuxna mentorer.

Funktionärer.

Ledningsgruppens olika ansvarsområden är utdelade på ledningsgruppens deltagare. Var och en har tilldelats ett ansvarsområde och är chef över detta område. Chefen rekryterar i sin tur en nyckelfunktionär och flera funktionärer till sitt ansvarsområde. Arbetet med att rekrytera funktionärer sker i nära dialog med den deltagare i ledningsgruppen som är ansvarig för samordning av funktionärer (Funktionärschefen).

Lokal samordnare.

Den lokala samordnaren han ansvar för frågor som rör lokaler, kost, logi, logistik och säkerhet. Samordnaren formar en arbetsgrupp med personer som representanter de olika områdena och leder sedan den i arbetet med planeringen och genomförandet av festivalen. Den lokala samordnaren sitter med i festivalens stab.

Arbetet sker i nära dialog med ledningsgruppen.

Ansvarsområden

  • Lokaler (scen, utställning, workshops)
  • Kost och logi (deltagare, gäster, workshopledare, VIP)
  • Kafé (deltagare och publik)
  • Logistik och säkerhet (transporter, polistillstånd, brandsäkerhet, krisplan, nattpersonal)

Inom den lokala samordnarens ansvar faller även att kommunicera evenemanget lokalt. Dels för att öka publiktillströmningen till evenemanget men också att involvera civilsamhället på olika sätt. Arbetet sker i nära dialog med den deltagare i ledningsgruppen som är ansvarig för kommunikation (Kommunikationschefen).

Ledare.

De unga deltagare som medverkar under festivalen har tidigare under året varit med på andra UKM-festivaler. Samordnarna för dessa festivaler har ansvaret att rekrytera ledare som följer med deltagarna till den aktuella festivalen. En ledare skall vara över 25 år och ha adekvat erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Antalet deltagare per ledare ska vara maximalt 10 st. Deltagarnas resa till och från festivalen skall ske gemensamt och finansieras av samordnaren i den kommun eller region som skickar deltagare.

Ledarna skall finnas till hands för ”sina” deltagare under hela festivalen. Det gäller även resan till och från festivalen. De har ansvaret att se till att deltagarna är anmälda till festivalen, har fått samtycke att delta från vårdnadshavare (deltagare under 18 år) och givit sitt godkännande eller nekande att medverka på fotografier och filmupptagningar. Ledarna förväntas ha en löpande dialog med arrangören av festivalen (ledningsgrupp, stab eller lokal arbetsgrupp), närvara på informationsmöten innan festivalen och delta i ledarmöten under festivalen. 

Tillbaka till innehållsförteckning.

Ekonomi.

Varje lokal UKM-festival äger sin egen ekonomi och finansiering och upplägg kan se olika ut. De lokala festivalernas budget ansvarar den lokala arrangören för. Ofta ger kommunen stöd i form av pengar, lokaler, utrustning eller personal. Varje arrangör får själv söka bidrag, sponsring eller samarbeten med olika aktörer.

Regionfestivalerna finansieras i regel med stöd från regional nivå (regional utvecklingsorganisation, kommunalförbund, landsting el. liknande) och aktuell kommun som festivalen arrangeras i. Vissa regionfestivaler har en deltagaravgift som den lokala festivalarrangören/kommunen får bekosta.

Den årliga riksfestivalen finansieras med stöd från regional nivå (regional utvecklingsorganisation, kommunalförbund, landsting el. liknande), aktuell kommun och UKM Sverige. Deltagaravgiften, resekostnader och ledararvoden beskostas av den deltagande regionen.

Varje festival bestämmer själva om de vill ta inträde vid de publika delarna av programmet.

Exempel på intäkter.

  • Ekonomiskt bidrag från kommun, region eller andra samarbetspartners.
  • Sponsring
  • Deltagaravgifter (enbart vid region- och riksfestival)
  • Mässtorg (avgifter för utställare)

Exempel på utgifter.

  • Aktiviteter (utsmyckning, invigning, avslutning, kringaktiviteter ex. lounge och öppen scen)
  • Kafé (deltagare och publik)
  • Kommunikation (dokumentation, information, marknadsföring)
  • Logi (deltagare, gäster, workshopledare, VIP, nattpersonal)
  • Logistik och säkerhet (kost, logi, transporter, säkerhet)
  • Lokaler (scen, utställning, workshops)
  • Scen (ljud, ljus, scenografi)
  • Utställning (kontakt med konstnärer, utställningsteknik, installation/montering och vernissage)
  • Värdskap (mässtorg, VIP-program, externa gäster)
  • Workshops (material, arvoden workshopledare)

En mall för budget finns att hämta på sidan med mallar och styrdokument på www.ukm.se.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Lokaler.

Grundförutsättningarna för en UKM-festival är att det finns en scen och en utställningsyta. Det är bra om det finns loger där deltagarna kan ha sina saker och göra sig i ordning. Beroende på om festivalen vill ha andra aktiviteter behövs workshoplokaler, café, någonstans att äta och sova. Platsen där festivalen äger rum kan vara i ett kulturhus, folkets hus/park, idrottshall, utomhus, fritidsgård eller i annan lämplig plats/lokal som passar.

För att unga, med alla tänkbara konstnärliga uttryck, ska kunna delta på en UKM-festival är det arrangörens uppgift att skapa bästa möjliga förutsättningar på scenen, i utställningen och för alla dem som vill delta i planering och genomförande av festivalen (crew).

Tillbaka till innehållsförteckning.

Program.

En UKM-festival kan vara allt från några timmar till flera dagar. Det finns inga regler för hur programmet för en UKM-festival ska se ut mer än att arrangören ska erbjuda deltagarna en scen, en utställningsyta samt möjligheten att vara med och arrangera.

På den lokala festivalen bestämmer arrangören själv om en flexiblare hållning till 5-minuters regeln på scenen, hur stor plats utställningskonstnärerna får ta, åldergränser m.m. Allt för att få en så bra festival som möjligt på den specifika platsen med dess unika förutsättningar. Det är vanligt att lägga workshops parallellt med sceniskt test och hängning av konsten i utställningen för att deltagarna ska ha möjlighet att träffas och göra roliga saker tillsammans.

Scenföreställningen är ibland uppdelad i flera akter beroende på hur stor festivalen är. Vernissagen (öppningen av konstutställningen) kan äga rum innan scenföreställningen eller i pausen om scenföreställningen har delats upp i flera akter. Ibland får de deltagare som visar sina verk i utställningen berätta om dem från scenen. Viktigt är att det blir en rättvis fördelning av uppmärksamheten mellan scenföreställning och utställning. Föreställning och utställning är i regel publika och öppna för allmänheten.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Dokumentation.

För att festivalerna hela tiden ska kunna utvecklas och arrangörerna ska kunna ta tillvara på erfarenheter så behöver de dokumenteras och utvärderas.

En festival kan dokumenteras på olika sätt. Fotografering och filminspelningar av olika inslag under festivalen är både uppskattat av deltagarna och materialet är betydelsefullt underlag när arrangörerna utvärderar festivalen.En del festivaler direktsänder (livestreamar) delar av festivalen och gör den tillgänglig för fler.

Tänk på! Alla som förekommer på foto eller i filminspelning skall ha givit sitt medgivande till detta. Det kan finnas olika skäl till varför en deltagare inte vill vara med på bild eller synas i en film. Det förekomma t ex att deltagare har skyddad indentitet. Mall för samtycke till deltagande på festival och medverkan på fotografier eller i filmupptagningar finns att ladda ner på sidan för mallar och styrdokument.

UKM Sverige sammanställer varje år statistik från de festivaler som arrangerats under året. Statistiken hämtas från det gemensamma anmälnings- och arrangörsverktuget (Sitefactory) och används vid rapportering till uppdragsgivare och bidragsgivare men ger också viktig information för utvärdering och utveckling av verksamheten.

Tänk på! För att statistiken skall bli tillförlitlig så krävs det att arrangören checkar in och checkar ut de deltagare som är anmälda och medverkar under festivalen. Detta gäller alltså alla dvs även konferencierer, urvalsgrupp, ledare etc.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Anmälnings- och arrangörsverktyg.

SiteFactory heter anmälningssystemet som alla UKM-festivaler ska använda sig av. Varje arrangör skapar först ett eget personligt konto på www.ukm.se. Därefter tas kontakt med den regionala samordnaren i den region arrangören är verksam i så att denne kan ge arrangören administratörsrättigheter för att skapa och administrera festivaler i SiteFactory.

I SiteFactory lägger den lokala arrangören/administratören upp sin festival som deltagare sedan kan anmäla sig till via www.ukm.se.

När deltagarna gjort sin anmälan och finns i systemet går det sedan att flytta dem mellan festivalerna, exempelvis från den lokala festivalen till den regionala festivalen och sedan vidare till riksfestivalen. De regionala samordnarna har högsta administratörsnivå i SiteFactory och ska fungera som stöd till de lokala arrangörerna i arbetet.

Instruktionsfilmer finns tillgängliga på www.ukm.se som visar hur olika moment i SiteFactory fungerar.

Tänk på! Det är viktigt att alla deltagare är anmälda och har skrivit in rätt information senast på själva festivaldagen så att all administration efter festivalen blir rätt. Varje deltagare som är anmäld får tillgång till ett diplom och ett CV som hen kan ladda ner från sin sida på www.ukm.se. Var även noga med att crew och övriga funktioner (konferencier, urvalsgrupp etc.) anmäler sig till festivalen. Även de påverkar ju festivalens statistik och skall ha möjlighet till att ladda ner diplom och CV.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Kommunikation.

Varje festival behöver marknadsföra sig, både för att få deltagare och publik. UKM är ett varumärke så det är viktigt att följa den grafiska manual som är framtagen av UKM Sverige. I webshopen på hemsidan www.ukm.se finns affischer, festivalarmband och diverse andra marknadsföringsprodukter att beställa. Ofta har den lokala arrangören dock en knaper budget, vilket gör att hen får komplettera med kreativa marknadsföringslösningar som kostar mindre pengar. Att använda sociala medier är ett sätt, att använda sig av gerillamarknadsföring är ett annat. Det är bara fantasi som sätter gränser.

Tänk på! Att nyttja sociala medier är ett förhållandevis enkelt och billigt sätt att nå ut. Glöm inte bort att den regionala aktören (regional samordnare för UKM) och kommunen ofta har egna kanaler som ni kanske kan få använda för att sprida ert budskap. Kontakta den som är ansvarig, ofta en kommunikatör, och fråga om de kan publicera information om er festival via sina kanaler. Förse dem med bra bilder och texter som gör det snyggt och enkelt att publicera.

Tänk på! Det är bra att skicka ut ett pressmeddelande innan en festival äger rum. På så sätt får media reda på att festivalen ska äga rum och kan både göra ett förhandsreportage och besöka festivalen. Det brukar vara bra att skicka ut ett pressmeddelande cirka en vecka innan arrangemanget. Det allra bästa är sedan att ringa upp journalisten som en har skickat pressmeddelandet till och se om den har nåtts av meddelandet och höra om hen har några frågor.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Urvalsgrupp.

I samband med varje lokal- och regional festival utses en urvalsgrupp. Urvalsgruppen bör bestå av minst 3 personer med olika erfarenheter och kunskaper. Det finns inga krav på att urvalsgruppen ska vara verksamma inom kulturområdet. Ofta består den av lärare på en grundskola eller kulturskola, konstnärer, fritidsledare, unga arrangörer eller en mormor eller farfar.

Varje lokal och regional festival blir tilldelad en kvot med de antal deltagare, utställare och scenakter som kan väljas ut att representera festivalen på regional eller nationell nivå. När urvalsgruppen gjort sitt urval utifrån kvoterna bör även ett antal reserver utses. Detta för att underlätta ifall tilltänkta deltagare tackar nej.

Urvalsgruppen bör också uppmuntras att lämna ett kort omdöme på max 250 tecken (inkl. blanksteg) till varje deltagare. Det skrivs in i arrangörsverktyget (SiteFactory) och blir synligt på deltagarens egen sida på www.ukm.se. Där kan deltagaren sedan ladda ner ett diplom med omdömet på.

Urvalskriterier.

UKM Sverige har tagit fram en rad kriterier att utgå ifrån som stöd för urvalsgruppens arbete.

Utförande.
På en UKM-festival deltar alla utifrån sin egen förmåga. Eftersom UKM inte är någon tävling så bedöms inte kvalitet och prestation utan i stället ser urvalsgruppen t.ex. till ambition, mod och kreativitet. Urvalsgruppens uppdrag är således inte att välja den/de som är ”bäst” utan tar i stället följande i beaktande i sitt urval:

  • Ambition och vilja: Finns det ambition och vilja i uttrycket?
  • Inspiration: Är/kan deltagaren/deltagarna vara en inspiration för andra unga?
  • Kreativitet: Finns det kreativitet och påhittighet i uttrycket?
  • Uttryck och känsla: Finns det uttryck och känsla i uttrycket?
  • Mod: Finns det mod i val av text, musik, budskap, kulturyttring?
  • Helhetsintryck: Hur är framförandet i sin helhet?

Spridning.
För att skapa förutsättningar för nya och spännande möten bör urvalsgruppen ta följande kategorier i beaktande för att skapa en bra spridning i urvalet av representanter.

  • Konst- och uttrycksform.
  • Geografi (t.ex hemmahörighet och geografisk bakgrund).
  • Kön och genus.
  • Ålder (inom spannet 13-20 år).
  • Etnicitet (identitet, tillhörighet och bakgrund).
  • Funktionalitet (fysiska och psykiska funktionsvariationer).

Möjligheter.
UKM är möjligheternas festival. Därför resonerar även urvalsgruppen kring deltagarnas olika möjligheter.

  • Utvecklingspotential: Hur ser deltagarnas möjligheter ut till utveckling på ett personligt och konstnärligt plan?
  • Andra forum: Har deltagaren ett urval av andra forum att delta i eller är UKM det enda möjliga sammanhanget?
  • Mognad: Hur ser deltagarens möjlighet ut att ta tillvara det som bjuds på kommande festival?
  • Representant: Kommer deltagaren som väljs ut av urvalsgruppen att bli en bra representant för festivalen och speglar denne bredden på den festivalen den valts ut ifrån?
Tillbaka till innehållsförteckning.

 

Regler.

Det finns några få regler som alla UKM-arrangörer måste förhålla sig till.

Scentid.

På region- och riksfestivalen har varje scenakt maximalt 5 minuter på sig att uppträda. Detta för att så många som möjligt ska få chansen att vara med. Arrangören av en lokal festival kan bestämma att en annan scentid gäller där, men viktigt blir då att informera de som väljs ut att representera sin lokala festival på regionfestivalen är att här gäller en scentid på maximalt 5 minuter.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Utställningsyta.

På region- och riksfestivalen tilldelas varje konstnär en maximal yta på 1,5 m². Detta för att så många som möjligt ska få chansen att vara med. Arrangören av en lokal festival kan bestämma att en annan storlek på ytan gäller där, men viktigt blir då att informera de som väljs ut att representera sin lokala festival på regionfestivalen är att här gäller en yta 1,5 m².

Tillbaka till innehållsförteckning.

Åldersgräns.

På region- och riksfestivalen gäller åldersgränsen 13-20 år. På den lokala UKM-festivalen bestämmer arrangören själv åldersgränsen. De som väljs ut att representera sin lokala festival på regionfestivalen måste dock vara mellan 13-20 år. Undantag görs för unga arangörer (crew) som tillåts vara äldre än 20 år.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Drogfritt.

UKM är en drogfri verksamhet. Inga inslag av alkohol eller droger är tillåtet.

Tillbaka till innehållsförteckning.

 

Riktlinjer.

Ett stort antal festivaler har arrangerats inom UKM i Sverige under årens lopp. Arrangörer på såväl lokal som regional och nationell nivå har tillsammans byggt upp en imponerande bank av erfarenheter och lärdomar. Dessa erfarenheter och lärdomar har tagits tillvara och ligger till grund för de riktlinjer som UKM Sverige har utformat.

Förväntningar.

Många av våra deltagare har varit med på många festivaler innan. De har en erfarenhet av hur en festival brukar vara. Arrangören skall ha en möjlighet att vara kreativ vid skapande av festivaler men det är viktigt att balansera det mot de förväntningar som finns hur en festival brukar se ut och fungera. Är du osäker så kontakta tidigare festivaldeltagare från olika delar av landet och stäm av.

Följ UKM Sveriges arrangörshandbok. Säkerställ att tidigare deltagare får tydlig information om hur den aktuella festivalen är uppbyggd. När en har anmält sig till festivalen så får en acceptera hur den är uppbyggd.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Ledare.

Vid en större festival med övernattning skall ledare följa med. En ledare är en vuxen person som ansvarar för en grupp med deltagare på väg till, under och på väg hem från festivalen. En ledare skall vara över 25 år och ha adekvat erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Antalet deltagare per ledare ska vara maximalt 10 st.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Workshops.

Det är viktigt att deltagare som anmäler sig till workshops förstår att det är obligatoriskt att delta. Workshops kostar pengar. Ledarna har också ett ansvar att se till att deras deltagare närvarar. Var tydlig vid själva anmälan att deltagaren enbart skall anmäla sig om den vet att den vill och kan vara med.

Tänk på! Om workshops drivs av ett studieförbund så förväntar de sig att deltagarna skall skriva ner sitt namn och personnummer på en deltagarlista. Viktigt att deltagarna (eller vårdnadshavare för de under 18 år) får information om detta innan.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Information.

Det är viktigt att information når hela vägen ner till enskild deltagare. Kommunicera med ledare före och under festivalen. Välj en kanal och använd sedan enbart den. Det kan t ex vara en grupp på Facebook eller e-post.

Tänk på! Se till att det finns tillgängligt WiFi. Arbetet med information och kommunikationen under festivalen är beroende av uppkoppling.

Tänk på! Digitalt är bra men ibland finns behov av att printa ut informationsblad och annat. Se till att det finns en skrivare tillgänglig under festivalen.

Tänk på! Säkerställ att det finns gott om eluttag eller laddningsstationer så att deltagare och arrangörers mobiltelefoner kan laddas.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Utställning.

En utställning kan byggas och monteras på många olika sätt. Ta gärna del av den erfarenhet och kunskap som kan finnas lokalt. Kanske finns där ett galleri, ett museum eller en konsthall som är vana att producera utställningar. Utställningen är en lika viktig del i festivalen som scenen och dess program. Balansera festivalens resurser på ett rättvist sätt.

Tänk på! En utställning handlar inte bara om ”tavlor på en vägg”. För att alla möjliga konstuttryck skall kännas välkomna att ställas ut i utställningen så krävs ibland mer än väggar. Ett objekt (skulptur, keramik etc.) kanske behöver stå på ett podie, textila konstverk (kläder etc) kanske visas bäst på en skyltdocka, en film kan exponeras via en en skärm eller via en projicering direkt på vägg. Titta noga igenom vilken typ av konst som är anmäld till festivalen och rådgör med erfarna aktörer i branschen om du känner dig osäker. Det är inspirerande och lärorikt.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Kost och logi.

När en regionfestival och riksfestival arrangeras så pågår de i regel under flera dagar. Deltagare behöver då både ha någonstans att sova och mat att äta.

Vanligt förekommande är att festivalens deltagare inkvarteras i skolor där de sover i sovsalar.

Tänk på! Se till att de som behöver sova skall kunna göra det. Aktiviteter som arrangeras under kväll och natt bör vara på ett sådant avstånd så att de inte stör de som önskar sova.

Kosten är en viktig del av festivalen. Deltagare som är mätta och nöjda är glada och positiva deltagare.

Tänk på! Olika människor äter olika mat. Vilken kost en deltagare äter kan bero på etiska, fysiska och religiösa skäl.

Tänk på! En festival innebär hektiska dagar. Arrangörer, ledare och deltagare har ofta fullt upp. Finns kaffe, te, en kaka eller kanske en macka lättillgängligt så bidrar det till att humöret hålls uppe.

Tillbaka till innehållsförteckning.

Värna om det unika.

UKM är en mötesplats där alla får vara med och får ta plats. Vi arbetar utifrån alla människors lika värde. Det är viktigt att vara tydlig med att UKM inte är en tävling. Det händer att ordet tävling förekommer i samtal och artiklar som handlar om UKM. Försök att undvika detta genom att på ett tydligt och pedagogiskt sätt beskriva UKM.

UKM vill erbjuda sina deltagare en trygg miljö. Delar av våra festivaler är offentliga. Vid scenföreställningar och visning av utställning så bjuds publiken in. De publika inslagen gör det möjligt för de enskilda deltagarna att visa upp sina uttryck och verk för fler och samtidigt marknadsförs UKM. För att deltagarna skall känna sig trygga även i denna situation så är det viktigt att arrangören tydliggör för publik och externa besökare vad UKM är så att det finns en förståelse som bidrar till en god stämning.

Tillbaka till innehållsförteckning.

 

Check-lista.

Innan festival.

  • Kontakta samordnaren för UKM i din region. Om det inte finns en samordnare för UKM i regionen så vänd dig direkt till UKM Sverige. Här får du mer information och möjlighet att bolla idéer och ställa frågor.
  • Skapa en arrangörsgrupp (crew) med tydlig representation av unga. UKM skapas för, med och av unga.
  • Kom gemensamt fram till en bra mötesform. Kanske har ni fysiska möten med lite gott att äta med jämna mellanrum, en grupp på Facebook där ni diskuterar och stämmer av mellan möten.
  •  Säkerställ att det finns en ekonomi att finansiera festivalen.
  • Sök efter aktörer som ni kan samarbeta med. Det kan vara fritidsgården, studieförbund, kulturförvaltningen, kulturskolan, föreningar, ungdomsråd, skolan, scouterna, HVB-hem etc.
  • Bestäm när, var och hur många dagar festivalen ska arrangeras. Den kan pågå under flera dagar, men det vanligaste är att lokala festivaler arrangeras i en eller ett par dagar. Meddela den regionala samordnaren.
  • Boka lokaler för festivalen.
  • Bestäm hur lång tid varje scenframträdande får vara. Det bör vara minst 5 minuter per akt. Om ni vill ha längre tid är det upp till er. På region- och riksfestival är det maximalt 5 minuter per scenakt som gäller.
  • Bestäm vilka åldersgränser som ska gälla på er festival. De som väljs ut att representera er festival på region- och riksfestival måste vara mellan 13-20 år.
  • Bestäm vem som skall vara administratör för er festival i anmälnings- och arrangörsverktyget (SiteFactory). Det är en fördel om den eller de som väljs ut att vara administratörer har en viss datavana.
  • Den utsedda administratören skapar festivalen i arrangörsverktyget (SiteFactory) och festivalen visas nu publik på www.ukm.se och är öppen för anmälningar.
  • Informera om och marknadsför er festival. Rekrytera deltagare där unga befinner sig. Förmedla vilket attraktivt och inkluderande sammanhang UKM är. Tänk utanför boxen när det gäller vad en deltagare kan visa för uttryck på scen eller i utställning. UKM strävar efter att alla tänkbara och otänkbara konstformer skall få ta plats. 
  • Utse en urvalsgrupp som representerar olika åldrar, ursprung etc. och var noga med att informera dem om vad UKM är och vad de har för uppgift (läs mer under rubriken “Urvalsgrupp” under kapitlet “Arrangera”). 
  • UKM är först och främst en mötesplats. Främja mötet deltagare emellan genom att erbjuda spännande workshop och aktiviteter.
  • Locka en publik till festivalen. Tänk kreativt kring marknadsföring. 
  • Se till så att informationen på festivalens sida på hemsidan är uppdaterad och stämmer.
  • Kontrollera i arrangörsverktyget (SiteFactory) så att alla anmälningar till festivalen är godkända och stämmer. Observera att de som har skickat in en intresseanmälan som crew måste godkännas av administratören av festivalen. De har i anmälan fått önska vilket arbetsområden de vill jobba med. Godkänns ansökan så godkänns även att personen skall få jobba med det önskade arbetsområden. Är alla platser inom ansvarsområdet redan tillsatta av andra sökanden eller det av andra skäl ej går att godkänna ansökan med just det önskade ansvarsområdet så ta en diskussion med den sökande om ett annat ansvarsområde som kan passa istället. Det är den godkända arbetsuppgiften/ansvarsområdet som hamnar i personens diplom och CV efter festivalen.
  • Kontrollera i arrangörsverktyget (SiteFactory) så att alla (förutom publiken) som är involverade i arrangemanget är anmälda och godkända i systemet. Detta gäller alltså även “Övriga funktioner” (festivalansvarig, konferencier, ledare, ljud- och ljustekniker, regional samordnare, urvalsgrupp och workshopledare). Detta är viktigt av flera skäl. Dels för att festivalens statistik skall bli korrekt men också för att administratören/arrangören skall kunna kommunicera med alla under festivalen.
  • Kontrollera om det finns några påbörjade anmälningar i arrangörsverktyget (SiteFactory). Om det gör det så ta kontakt med personen/personerna och fråga dem om de ångrat sig och inte vill medverka eller om de inte lyckats anmäla sig.
  • Skapa scenprovsschema och spelschema för scenen i arrangörsverktyget (SiteFactory) och publicera det på festivalens sida. Dessa scheman behöver vara tillgängliga för alla som skall medverka på scenen minst tre dagar innan festivalen arrangeras.
  • Skapa ett program för publiken i arrangörsverktyget (SiteFactory) med lista på vilka som uppträder på scenen och vilka som ställer ut. Här kan du använda rapporterna ”spelschema” och ”deltagare utställning” som grund. Se till så att programmet finns tillgängliga när ni öppnar portarna och släpper in publiken.
Tillbaka till innehållsförteckning.

Under festival.

  • Se till att ha alla arrangörer (crew) på plats och säkerställ att de vet vad de har för arbetsuppgifter.
  • Checka in alla era deltagare i arrangörsverktyget (SiteFactory) och justera eventuella deltagaruppgifter som inte stämmer. Då har ni alla deltagaruppgifter efter festivalens slut och ni får statistik som stämmer för er festival och behöver inte jaga rätt på uppgifterna efter festivalen. Om ni behöver göra nya anmälningar kom då ihåg att ni måste öppna upp festivalen tillfälligt för anmälan om datumet för sista anmälan har passerats. Endast de deltagare ni checkat in under festivalen kommer att få den digitala deltagarutvärderingen.
  • Glöm inte bort att du kan använda arrangörsverktyget (SiteFactory) för att kommunicera med deltagarna genom att skicka sms. Det kan till exempel vara ett välkomstmeddelande eller en ändring i programmet som alla närvarande bör få reda på.
  • Urvalsgruppens kan också att lämna ett kort omdöme på max 250 tecken (inkl. blanksteg) till varje deltagare. Det skrivs in i arrangörsverktyget (SiteFactory) och blir synligt på deltagarens egen sida på www.ukm.se. Där kan deltagaren sedan ladda ner ett diplom med omdömet på. 
  • Checka ut deltagaren i systemet genom att kryssa i rutan “Har deltagit i hela festivalen”. Det är först när personen är utcheckad som denne kommer åt sitt diplom och CV på sitt användarkonto. När du checkar ut arrangörer (crew) så visas de arbetsuppgifter du tidigare godkänt för personen i hens CV.<
  • En automatisk enkät/deltagarundersökning skickas ut via mail till alla deltagare kl. 23.59 den dag festivalen arrangeras. Om festivalen arrangeras under flera dagar så är det kl. 23.59 den sista dagen som gäller. Utvärderingen består av 10 st.ww frågor. Dessa är låsta i systemet och går ej att påverka. Detta för att det ska gå att jämföra svaren på frågorna över tid. För att få en bättre svarsfrekvens på utvärderingen så kan ni själva ställa in när den skall skickas ut. En idé är att avsluta festivalen med en halvtimmes utvärdering för alla deltagare och arrangörer. De synpunkter ni får in via utvärderingen är värdefull information som kan göra er fantastiska festival ännu bättre. Observera att det även går att skicka ut enkäten via sms. Det kan öka svarsfrekvensen ytterligare. Varje sms kostar 50 öre.
Tillbaka till innehållsförteckning.

Efter festival.

  • Meddela vilka som urvalsgruppen valt som får möjligheten att representera er festival på region- eller riksfestivalen. Gör det helst någon eller några dagar efter festivalen arrangerats. Detta för att flytta fokus från urvalsmomentet.
  • ägg in publiksiffran i arrangörsverktyget (SiteFactory). Det behöver vi veta för att vi skall få rätt statistik.
  • Meddela den regionala UKM-samordnaren vilka som urvalsgruppen valde att skicka vidare och flytta dem i arrangörsverktyget (SiteFactory) till nästa festival de ska delta i.
  • Utvärdera i arrangörsgruppen vad som gått bra och vad ni kan göra bättre nästa gång.
  • Glöm inte att du måste fylla i rutan “klarmarkering” som du hittar i SiteFactory när alla punkter är genomförda.
Tillbaka till innehållsförteckning.