Arrangörshandbok (PDF).

Innehållsförteckning

1. Kort om UKM 2. Att arrangera en festival
  • Crew
  • Ekonomi
  • Lokaler
  • Program
  • Dokumentation
  • Anmälnings- och arrangörsverktyg
  • Marknadsföring
3. Regler
  • Scentid
  • Utställningsyta
  • Åldersgränser
  • Drogfritt
4. Checklista
  • Innan festival
  • Under festival
  • Efter festival

1. Kort om UKM.

UKM (Ung Kultur Möts), har funnits i Sverige sedan 1997. Tusentals ungdomar har deltagit under åren med inslag på scen, alster i utställning eller som crew (funktionärer och arrangörer). Många av dessa har fortsatt skapa och arrangera upp i vuxen ålder.

UKM skapar mötesplatser i form av festivaler där unga människor på olika sätt får uttrycka sig kreativt och konstnärligt för en publik. En viktig del av dessa festivaler är också möjligheten för deltagare att testa olika kreativa uttryck och träffa likasinnade genom att delta i aktiviteter och workshops. Festivalerna är indelade i lokal-, region- och riksfestival och riktar sig till unga i åldern 13-20 år.

Föreningen.

UKM Sverige är en nationell förening. I föreningen är alla regioner och kommuner som arrangerar en UKM-festival medlemmar.

UKM Sverige verkar för att ungas röster ska höras och att ung kultur ska få ta plats. UKM Sverige vill med ett demokratiskt arbetssätt tillvarata allas lika rätt till deltagande, inflytande och påverkan.

Om din region eller kommun inte är medlem i UKM Sverige, hör gärna av dig till oss så berättar vi mer om hur ni kan göra för att bli medlem och arrangera festivaler.

Festivaler.

En UKM-festival kan se ut på många olika sätt. En viktig del är dock att festivalen utformas så att den blir en välkomnande och inkluderande mötesplats för olika typer av människor. Festivalerna är indelade i lokal-, region- och riksfestival. Målgruppen är unga i åldern 13-20 år som vill visa sitt uttryck för en publik eller vara med som funktionär eller arrangör. Det finns ingen begränsning i vilken typ av kreativt eller konstnärligt uttryck en får visa upp. Gemensamt för alla UKM-festivaler är att det ska erbjudas:

  • En scen för scenshow.
  • En utställningsyta för konstutställning.
  • Delaktighet genom arrangörskap (crew).

Festivalen kan också innehålla:

  • Workshops.
  • Aktiviteter (pysselhörna, prova-på-aktiviteter, café, spel m.m.).
  • Mässa (med plats för andra aktörer som jobbar med barn och unga).
  • VIP-program (för de som är nyfikna på UKM och ev. vill starta upp en festival)
  • Ett tema som festivalen utgår från.

UKM finns på flera platser i Sverige och festivalerna arrangeras i tre steg.

Lokala festivaler.
De lokala UKM-festivalerna arrangeras i och av en eller flera kommuner någon gång under perioden februari-april. Här får alla som anmäler sig vara med. Förutsättningarna för de lokala festivalerna ser olika ut. Ibland samordnas festivalen av kommunens kultursekreterare, ibland har en fritidsgård uppdraget, i andra kommuner är det studieförbund, kulturskola eller en arrangörsförening som står bakom festivalen. Erfarenheten visar att det är en stor fördel om den lokala samordnaren arbetar där unga befinner sig.

Regionfestivaler.
Hundratals unga deltar årligen i de lokala festivalerna. I den bästa av världar skulle förstås alla ges chansen att få följa med till den årliga regionfestivalen. Av praktiska och ekonomiska skäl så går det dock inte. Ett urval måste göras. Varje lokal arrangör sammanställer en urvalsgrupp som får uppdraget att välja vilka som får representera sig själva, sitt konstnärliga uttryck och sin kommun på den efterföljande regionfestivalen. UKM Sverige har tagit fram en rad kriterier att utgå ifrån som stöd för urvalsgruppens arbete. 

Det är viktigt att informera deltagare om att UKM först och främst är en mötesplats för unga människor. Deltagare som väljs ut av urvalsgruppen att representera sin lokala festival på länsfestivalen ska finnas på plats under hela festivalen dvs. inte enbart skicka med sina konstverk eller uppträda på scenen och sedan avvika.  

Varje lokal arrangör ansvarar för att vuxna ledare följer med till länsfestivalen och att det finns en ekonomi som täcker en ev. kostnad per deltagare samt transporter till och från festivalen.

Regionfestivalen arrangeras av den regionala medlemmen i UKM Sverige tillsammans med en eller flera kommuner. Regionfestivalerna arrangeras i april-maj.

Riksfestival.
Många unga deltar i UKM varje år och cirka 300 av dessa väljs ut från de regionala festivalerna att representera sin region på riksfestivalen. Riksfestivalen pågår i flera dagar och har ofta en arrangörsgrupp som består av deltagare från hela regionen och ibland från hela Sverige. Riksfestivalen arrangeras av en region tillsammans med en eller flera kommuner. Festivalen får ett ekonomiskt stöd från den nationella föreningen UKM Sverige och arrangeras i juni.

Camp.
Utöver festivalerna arrangeras ibland UKM Camp. Det kan vara ett mindre läger som upptakt till en lokal festival, en kick-off för en arrangörsgrupp eller en weekend bara i konstens tecken. Vad det är och kan vara bestämmer arrangören själv.
Kontakta samordnaren i den regionen du bor i om du är sugen på att arrangera eller delta i ett UKM Camp.

Deltagare.

När en festival arrangeras är många olika personer och funktioner involverade. Inom UKM har vi valt att dela in deltagandet i fyra olika kategorier.

Crew.
Genom att vara värd för festivalen, eller hjälpa till med arrangemanget på annat sätt, är du med och skapar en upplevelse värd att minnas. En grym erfarenhet som får dig att växa och dessutom passar fint i CV:n.

När du anmäler dig som crew till en festival så kan du välja mellan olika arbetsområden (Administration, scen, dokumentation, trivsel och kringaktiviteter, entré och incheckning, funktionärssamordning, kommunikation, konferencier, urvalsgrupp, utställning eller workshops). Tänk då på att detta bara är en intresseanmälan. Det betyder att du inte kan vara säker på att du får möjligheten att arbeta just inom de områden som du anmält. Arrangören kanske har andra planer eller lovat just det arbetsområdet till någon annan som sökte före dig. Det bästa är att skicka in en intresseanmälan och sedan kontakta arrangören.

Scen.
Ta chansen att uppträda med bra ljud och snyggt ljus. Scenen är din i fem minuter, oavsett om du vill spela, dansa, slå volter eller lösa Rubiks kub.

Utställning.
Gör du smycken? Målar du tavlor? Drejar du krukor? Slöjdar du fiskedrag? Vad du än skapar får du möjlighet att visa det i ett schysst utställningssammanhang. Du har 1,5 x 1,5 meter som du får göra vad du vill med.

Övriga funktioner.
Vanliga funktioner som tillhör kategorin "Övriga funktioner" är festivalansvarig, konferencier, ledare, ljud- och ljustekniker, regional samordnare, urvalsgrupp och workshopledare. Alla som är med och arrangerar festivalen ska skapa ett eget  konto på www.ukm.se och anmäla sig till festivalen. Det gäller alltså även de som tillhör kategorin "Övriga funktioner". Detta är viktigt av flera skäl. Dels för att festivalens statistik skall bli korrekt men också för att administratören/arrangören skall kunna kommunicera med alla under festivalen.

Regional samordning.

I varje region finns en person anställd för regional samordning. Uppgiften är att stödja arrangören av lokala festivaler och regionfestivalen. Samordnaren fungerar också som en ”spindel i nätet” för det nätverk av arrangörer inom UKM som finns i regionen. Regionens representation vid den årliga riksfestivalen ligger också på samordnarens bord. Utöver detta så representerar den regionala samordnaren sin region i det nationella arbetet inom UKM i form av en plats i styrelsen för UKM Sverige.

2. Att arrangera en festival.

Crew.

En UKM-festival kan initieras av både unga och vuxna. Arrangörsgruppen ska ha en tydlig representation av unga. UKM skapas för, med och av unga.

Varje arrangörsgrupp behöver hitta sin form för möten och kommunikation. Bestäm tillsammans vad som funkar bäst för er. Kanske har ni fysiska möten med god mat med jämna mellanrum och en diskussionsgrupp på exempelvis Facebook där ni diskuterar mellan era möten. När en är många kring ett och samma projekt så är kommunikationen inom gruppen A och O för att undvika misstag och konflikter. Se till att ni alla i gruppen vet hur ni kommunicerar med varandra, och vem som är ansvarig för vad.

Arrangörsgruppen samarbetar ofta med andra som t.ex. fritidsgården, studieförbund, kulturförvaltningen, kulturskolan, andra föreningar, ungdomsråd, skolan, idrottsklubbar, boenden för ensamkommande m.m. Kanske finns något befintligt arrangemang på plats som ni kan samarbeta med. På så sätt kan så många som möjligt vara involverade i festivalen och hjälpas åt att hitta deltagare och publik.

Glöm inte att kontakta er läns/regionala UKM-samordnare och berätta att ni är intresserade av att arrangera en festival eller om ni vill veta mer om UKM eller bolla idéer hur ni kan göra.

Här en beskrivning hur en arrangörsgrupp kan vara sammansatt. Detta exempel rör en större festival som arrangeras över flera dagar och ger en helhetsbild av arrangörskapets olika delar. Beskrivningen är tänkt att vägleda och inspirera. Självfallet går det att plocka delar av dessa funktioner och uppgifter och sätta samman en egen modell baserat på aktuell festival.

Mentor.
Vuxen person som stöttar arbetsgruppen och ger den tydliga ramar. Mentorn är juridiskt huvudansvarig för festivalen. Mentorn rekryterar arrangörsgruppens chefer tillsammans med producenten.

Aktivitetschef.
Egenskaper: Idérik, lekfull, strukturerad, problemlösande, inkännande,
Ansvarsområde: aktiviteter och utsmyckning
Huvudansvarig för café, kvällsaktiviteter, utsmyckning, workshops och öppen scen

  • Rekryterar, koordinerar och leder personal kopplat till ansvarsområdet
  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer kopplade till ansvarsområdet tillsammans med funktionärschef

Funktionärschef.
Egenskaper: Ledarskapsförmåga, kommunikativ, omhändertagande, peppig, flexibel
Ansvarsområde: funktionärer

  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer tillsammans med varje ansvarsområdes chef.
  • Huvudkontakt gentemot alla funktionärerna och har löpande möten med dem för att försäkra sig om att de mår bra och är sysselsatta.
  • Ansvarar för att en utvärdering av festivalen genomförs med då festivalen är slut med input från publik, deltagare, funktionärer, ledare, arrangörer och övrig personal.
  • Assisterar vid ledarmöten.

Kommunikationschef.
Egenskaper: Tekniskt kunnig, tydlig, medievana, kreativ, strategisk
Ansvarsområde: kommunikation
Huvudansvarig för all verksamhet kopplat till ansvarsområdet som ex press, dokumentation, livesändningar, intern och extern information, sociala medier och marknadsföring. Arbetet sker med i nära samarbete med mentor

  • Rekryterar, koordinerar och leder personal (ex. filmare, skribent, formgivare etc.) kopplat till ansvarsområdet
  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer kopplade till ansvarsområdet tillsammans med funktionärschef

Logistikchef.
Egenskaper: B-körkort, logiskt tänkande, serviceinriktad, ansvarstagande, lösningsfokuserad
Ansvarsområde: boende, kost, lokaler, transporter

  • Ansvarar tillsammans med lokal samordnare för planerandet och koordinerandet av boende, transporter och mat (lokal samordnares budget – ej arrangörsgruppens)
  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer kopplade till ansvarsområdet tillsammans med funktionärschef
  • Är själv chaufför vid behov

Producent.
Egenskaper: Analytisk, ledarskapsförmåga, resultatorienterad, tydlig, problemlösare

  • Arrangörsgruppens unga gruppledare och talesperson
  • Stödjer löpande arrangörsgruppens deltagare tillsammans med mentor och lokal samordnare.

Scenchef.
Egenskaper: Handlingskraftig, tekniskt kunnig, strukturerad, stresstålig, bestämd
Ansvarsområde: scen
Huvudansvarig för all verksamhet kopplat till ansvarsområdet

  • Rekryterar, koordinerar och leder personal (ex. backstageansvarig, konferencierer och scentekniker) kopplat till ansvarsområdet
  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer kopplade till ansvarsområdet tillsammans med funktionärschef
  • Planerar och upphandlar all scenteknik och teknisk personal med stöd av mentor och lokal samordnare
  • Planerar och upprättar scheman och program för soundcheck och föreställning

Utställningschef.
Egenskaper: Artistisk, konstkunnig, effektiv, tålmodig, förstående
Ansvarsområde: utställning
Huvudansvarig för all verksamhet kopplat till ansvarsområdet 

  • Kontaktperson gentemot utställare
  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer kopplade till ansvarsområdet tillsammans med funktionärschef
  • Stödjer urvalsgrupperna i deras arbete

Värdskapschef.
Egenskaper: Positiv, glad, retorisk, kommunikativ, karismatisk, tydlig
Ansvarsområde: värdskap
Huvudansvarig för all verksamhet kopplat till ansvarsområdet med målgrupper som deltagare, publik, gäster, urvalsgrupp och VIP

  • Kontaktperson gentemot gäster och VIP
  • Utformar särskilt program för gäster och VIP
  • Rekryterar, koordinerar och leder funktionärer kopplade till ansvarsområdet tillsammans med funktionärschef
  • Stödjer urvalsgrupperna i deras arbete
  • Ansvarar för incheckning och entré 
  • Ansvarar för försäljning av merchandise (kepsar, tröjor, hoodies etc.)

Ekonomi.

Varje lokal UKM-festival äger sin egen ekonomi och kan se väldigt olika ut. De lokala festivalernas budget ansvarar den lokala arrangören för. Ofta ger kommunen någon form av stöd av exempelvis lokaler, utrustning, personal eller bidrag. Varje arrangör får söka bidrag, sponsring, samarbeten med studieförbund, kyrkan, stiftelser, företag, föreningar eller de parter som är lämpligast i sin kommun.

Varje festival bestämmer själva om de vill ta inträde för publik eller ej.

Läns- och regionfestivalernas ekonomi ansvarar den regionala nivån för, ibland tillsammans med den lokala arrangören. Vissa läns- och regionfestivaler har en deltagaravgift som den lokala festivalarrangören/kommunen står för. Kolla med din region/länssamordnare vad som gäller just i din region/län.

Den som arrangerar riksfestivalen ansvarar för dess ekonomi tillsammans med UKM Sverige. Deltagaravgiften och resan till riksfestivalen ansvarar den regionala nivån för. I vissa regioner/län hjälper kommunerna till att betala deltagaravgifterna.

Vanliga intäkter.

  • Bidrag från kommun, region eller andra samarbetspartners.

Vanliga utgifter.

  • Arvoden (workshopledare)
  • Scen (teknik, personal)
  • Utställning (teknik, material)
  • Lokaler
  • Kost och logi
  • Kommunikation (reklam och information)

Lokaler.

Grundförutsättningarna för en UKM-festival är att det finns en scen och en utställningsyta. Det är bra om det finns loger där deltagarna kan ha sina saker och göra sig i ordning i. Beroende på om festivalen vill ha andra aktiviteter behövs workshoplokaler, café, funkishäng, någonstans att äta och sova. Platsen där festivalen äger rum kan vara i ett kulturhus, folkets hus/park, idrottshall, utomhus, fritidsgård eller i annan lämplig plats/lokal som passar.

För att unga, med alla tänkbara konstnärliga uttryck, ska kunna delta på en UKM-festival är det arrangörens uppgift att skapa bästa möjliga förutsättningar på scenen, i utställningen och för alla dem som vill delta i planering och genomförande av festivalen.

Program.

En UKM -festival kan vara allt från några timmar till fyra dagar. Det finns inga regler för hur programmet för en UKM-festival ska se ut mer än att arrangören ska erbjuda deltagarna en scen, en utställningsyta samt möjligheten att vara med och arrangera. 

På den lokala festivalen bestämmer som sagt arrangören själv om en eventuell flexiblare hållning på 5-minuters regel, hur stor plats utställningskonstnärerna får ta, ålder m.m. Allt för att få en så bra festival som möjligt på den specifika platsen med dess förutsättningar. Det är vanligt att lägga workshops parallellt med sceniskt prov/konsthängning för att deltagarna ska ha möjlighet att göra roliga saker tillsammans och skapa intressanta möten. Därefter äger den publika delen av festivalen rum. Föreställningen där alla scenkonstnärer får uttrycka sig själva genom kultur är ibland i flera akter beroende på hur stor festivalen är. Vernissagen där alla utställningskonstnärer får uttrycka sig kreativt kan exempelvis äga rum i pausen under föreställningen eller innan föreställningen startar. Föreställning och vernissage är publika och öppna för allmänheten.

Dokumentation.

För att festivalerna hela tiden ska kunna utvecklas, bli bättre och arrangörerna ska ta tillvara på erfarenheter längs med vägen behöver de dokumentera, utvärdera och föra statistik. 
Dokumentera kan en göra på flera sätt och av flera anledningar. Att fotografera och filma sin festival är både uppskattat av deltagarna samt bra när arrangörerna vill utvärdera och kan behöva gå tillbaka för att kolla upp vissa saker. En del festivaler livestreamar ut material där publik kan se live vad som händer på festivalen oavsett var på jorden de befinner sig. Arrangörerna kan låta det filmade materialet ligga på Internet efter festivalen där deltagarna kan se sina inslag (och utvecklas genom det). Det kan även vara bra att spara pressmaterial som skrivs om festivalen, arbetsdokument etc.

UKM Sverige sammanställer varje år statistik över de UKM-festivaler som arrangeras i Sverige. Styrelsen samlar in statistik enligt en mall från alla medlemmar efter att alla festivaler har ägt rum. Lokala festivaler rapporterar sin statistik till sin regionala samordnare.  På så sätt kan organisationen följa utvecklingen från år till år, samt få fram fakta kring hur våra festivaler ser ut. Statistiken kan sedan användas som ett verktyg i arbetet med att utveckla våra festivaler.

För att festivalerna hela tiden ska kunna utvecklas, bli bättre och arrangörerna ska ta tillvara på erfarenheter längs med vägen behöver de även utvärdera.

Tänk på! Det är bra att få godkännande från alla deltagare och arrangörer när det gäller fotografering och film under festivalen för att kunna publicera bilder och filmer på internet i efterhand. Detta kan exempelvis göras i och med anmälan. Personer under 18 år kan behöva vårdnadshavarens underskrift

Anmälnings- och arrangörsverktyg.

SiteFactory heter anmälningssystemet som alla UKM-festivaler ska använda sig av. Varje arrangör skapar först ett eget personligt konto på www.ukm.se. Därefter tas kontakt med den regionala samordnaren i den region arrangören är verksam i så att denne kan ge arrangören administratörsrättigheter för att skapa och administrera festivaler i SiteFactory.

I SiteFactory lägger den lokala arrangören/administratören upp sin festival eller aktivitet som deltagare sedan kan anmäla sig till via www.ukm.se.

När deltagarna gjort sin anmälan och finns i systemet är det sedan lätt att flytta dem mellan festivalerna, exempelvis från den lokala festivalen till den regionala festivalen och sedan vidare till riksfestivalen. De regionala samordnarna har högsta administratörsnivå i SiteFactory och ska fungera som stöd till de lokala arrangörerna i arbetet.

Instruktionsfilmer finns tillgängliga som visar hur olika moment i SiteFactory fungerar.

Tänk på! Det är viktigt att alla deltagare är anmälda och har skrivit in rätt information senast på själva festivaldagen så att all administration efter festivalen blir rätt. Varje deltagare som är anmäld får tillgång till ett diplom och ett CV som hen kan ladda ner från sin sida på www.ukm.se. Var även noga med att crew och övriga funktioner (konferencier, urvalsgrupp etc.) anmäler sig till festivalen. Även de påverkar ju festivalens statistik och skall ha möjlighet till att ladda ner diplom och CV.

Marknadsföring.

Varje festival behöver marknadsföra sig, både för att få deltagare och sedan publik. UKM är ett varumärke så det är viktigt att följa den grafiska manual som är framtagen av UKM Sverige. I webshopen finns affischer, festivalarmband och diverse andra marknadsföringsprodukter att beställa. Ofta har den lokala arrangören dock en knaper budget, vilket gör att hen får komplettera med kreativa marknadsföringslösningar som kostar mindre pengar. Att använda sociala medier är ett sätt, att använda sig av gerillamarknadsföring är ett annat. Det är bara fantasi som sätter gränser.

Var synlig på nätet.
UKM Sverige har en hemsida, en sida på Facebook, ett konto på Instagram samt en kanal på YouTube. Nätet är ett förhållandevis enkelt och billigt sätt att nu ut.

Tänk på! Det kan vara effektivt att skapa egna sidor, evenemang och konton för festivalen på nätet men glöm inte bort att regionen och kommunen ofta har egna kanaler som ni också kan använda för att sprida ert budskap. Kontakta den som är ansvarig, ofta en kommunikatör, om de kan publicera information om er festival via sina kanaler. Viktigt är då att förse dem med bra bilder och texter som gör det attraktivt och enkelt att publicera.

Media och press.
Det är bra att skicka ut ett pressmeddelande innan en festival äger rum. På så sätt får media reda på att festivalen ska äga rum, kan göra ett förhandsreportage och besöka festivalen. Det brukar vara bra att skicka ut ett pressmeddelande cirka en vecka innan arrangemanget. Det allra bästa är sedan att ringa upp journalisten som en har skickat pressmeddelandet till och se om den har nåtts av meddelandet och höra om hen har några frågor.

3. Regler.

Det finns några få regler som alla UKM-arrangörer måste förhålla sig till.

Scentid.

På region- och riksfestivalen har varje scenakt maximalt 5 minuter på sig att uppträda. Detta för att så många som möjligt ska få chansen att vara med. Arrangören av den lokala festival kan bestämma att en annan scentid gäller på den lokala festivalen, men viktigt blir då att informera de som väljs ut att representera sin lokala festival på regionfestivalen är att här gäller en scentid på 5 minuter.

Utställningsyta.

På region- och riksfestivalen tilldelas varje konstnär en maximal yta på 1,5 m². Detta för att så många som möjligt ska få chansen att vara med. Arrangören av den lokala festival kan bestämma att en annan yta som gäller på den lokala festivalen, men viktigt blir då att informera de som väljs ut att representera sin lokala festival på regionfestivalen är att här gäller en yta 1,5 m².

Åldersgränser.

På region- och riksfestivalen gäller åldersgränsen 13-20 år. På den lokala UKM-festivalen bestämmer arrangören själva åldersgränsen. De som väljs ut att representera sin lokala festival på regionfestivalen måste dock vara mellan 13-20 år. Undantag görs för crew som tillåts vara äldre än 20 år.

Drogfritt.

UKM är en drogfri verksamhet. Inga inslag av alkohol eller droger är tillåtet.

4. Checklista.

Innan festival.

  • Kontakta samordnaren för UKM i din region. Om det inte finns en samordnare för UKM i regionen så vänd dig direkt till UKM Sverige. Här får du mer information och möjlighet att bolla idéer och ställa frågor.
  • Skapa en arrangörsgrupp (crew) med tydlig representation av unga. UKM skapas för, med och av unga.
  • Kom gemensamt fram till en bra mötesform. Kanske har ni fysiska möten med lite gott att äta med jämna mellanrum, en grupp på Facebook där ni diskuterar och stämmer av mellan möten.
  • Säkerställ att det finns en ekonomi att finansiera festivalen.
  • Sök efter aktörer som ni kan samarbeta med. Det kan vara fritidsgården, studieförbund, kulturförvaltningen, kulturskolan, föreningar, ungdomsråd, skolan, scouterna, HVB-hem etc..
  • Bestäm när, var och hur många dagar festivalen ska arrangeras. Den kan pågå under flera dagar, men det vanligaste är att lokala festivaler arrangeras i en eller ett par dagar. Meddela den regionala samordnaren.
  • Boka lokaler för festivalen.
  • Bestäm hur lång tid varje scenframträdande får vara. Det bör vara minst 5 minuter per akt. Om ni vill ha längre tid är det upp till er. På region- och riksfestival är det maximalt 5 minuter per scenakt som gäller.
  • Bestäm vilka åldersgränser som ska gälla på er festival. De som väljs ut att representera er festival på region- och riksfestival måste vara mellan 13-20 år.
  • Bestäm vem som skall vara administratör för er festival i anmälnings- och arrangörsverktyget (SiteFactory). Det är en fördel om den eller de som väljs ut att vara administratörer har en viss datavana.
  • Den utsedda administratören skapar festivalen i arrangörsverktyget (SiteFactory) och festivalen visas nu publik på www.ukm.se och är öppen för anmälningar.
  • Informera om och marknadsför er festival. Rekrytera deltagare där unga befinner sig. Förmedla vilket attraktivt och inkluderande sammanhang UKM är. Tänk utanför boxen när det gäller vad en deltagare kan visa för uttryck på scen eller i utställning. UKM strävar efter att alla tänkbara och otänkbara konstformer skall få ta plats. 
  • Utse en urvalsgrupp som representerar olika åldrar, ursprung etc. och var noga med att informera dem om vad UKM är och vad de har för uppgift (se Urvalsgrupp). 
  • UKM är först och främst en mötesplats. Främja mötet deltagare emellan genom att erbjuda spännande workshop och aktiviteter.
  • Locka en publik till festivalen. Tänk kreativt kring marknadsföring. 
  • Se till så att informationen på festivalens sida på hemsidan är uppdaterad och stämmer.
  • Kontrollera i arrangörsverktyget (SiteFactory) så att alla anmälningar till festivalen är godkända och stämmer. Observera att de som har skickat in en intresseanmälan som crew måste godkännas av administratören av festivalen. De har i anmälan fått önska vilket arbetsområden de vill jobba med. Godkänns ansökan så godkänns även att personen skall få jobba med det önskade arbetsområden. Är alla platser inom ansvarsområdet redan tillsatta av andra sökanden eller det av andra skäl ej går att godkänna ansökan med just det önskade ansvarsområdet så ta en diskussion med den sökande om ett annat ansvarsområde som kan passa istället. Det är den godkända arbetsuppgiften/ansvarsområdet som hamnar i personens diplom och CV efter festivalen.
  • Kontrollera i arrangörsverktyget (SiteFactory) så att alla (förutom publiken) som är involverade i arrangemanget är anmälda och godkända i systemet. Detta gäller alltså även "Övriga funktioner" (festivalansvarig, konferencier, ledare, ljud- och ljustekniker, regional samordnare, urvalsgrupp och workshopledare). Detta är viktigt av flera skäl. Dels för att festivalens statistik skall bli korrekt men också för att administratören/arrangören skall kunna kommunicera med alla under festivalen.
  • Kontrollera om det finns några påbörjade anmälningar i arrangörsverktyget (SiteFactory). Om det gör det så ta kontakt med personen/personerna och fråga dem om de ångrat sig och inte vill medverka eller om de inte lyckats anmäla sig.
  • Skapa scenprovsschema och spelschema för scenen i arrangörsverktyget (SiteFactory) och publicera det på festivalens sida. Dessa scheman behöver vara tillgängliga för alla som skall medverka på scenen minst tre dagar innan festivalen arrangeras.
  • Skapa ett program för publiken i arrangörsverktyget (SiteFactory) med lista på vilka som uppträder på scenen och vilka som ställer ut. Här kan du använda rapporterna ”spelschema” och ”deltagare utställning” som grund. Se till så att programmet finns tillgängliga när ni öppnar portarna och släpper in publiken.

Under festival.

  • Se till att ha alla arrangörer (crew) på plats och säkerställ att de vet vad de har för arbetsuppgifter.
  • Checka in alla era deltagare i arrangörsverktyget (SiteFactory) och justera eventuella deltagaruppgifter som inte stämmer. Då har ni alla deltagaruppgifter efter festivalens slut och ni får statistik som stämmer för er festival och behöver inte jaga rätt på uppgifterna efter festivalen. Om ni behöver göra nya anmälningar kom då ihåg att ni måste öppna upp festivalen tillfälligt för anmälan om datumet för sista anmälan har passerats. Endast de deltagare ni checkat in under festivalen kommer att få den digitala deltagarutvärderingen.
  • Glöm inte bort att du kan använda arrangörsverktyget (SiteFactory) för att kommunicera med deltagarna genom att skicka sms. Det kan till exempel vara ett välkomstmeddelande eller en ändring i programmet som alla närvarande bör få reda på.
  • Urvalsgruppens uppgift är också att lämna ett kort omdöme på max 250 tecken (inkl. blanksteg) till varje deltagare. Det skrivs in i arrangörsverktyget (SiteFactory) och blir synligt på deltagarens egen sida på www.ukm.se. Där kan deltagaren sedan ladda ner ett diplom med omdömet på. 
  • Checka ut deltagaren i systemet genom att kryssa i rutan "Har deltagit i hela festivalen". Det är först när personen är utcheckad som denne kommer åt sitt diplom och CV på sitt användarkonto. När du checkar ut arrangörer (crew) så visas de arbetsuppgifter du tidigare godkänt för personen i hens CV.
  • En automatisk enkät/deltagarundersökning skickas ut via mail till alla deltagare kl. 23.59 den dag festivalen arrangeras. Om festivalen arrangeras under flera dagar så är det kl. 23.59 den sista dagen som gäller. Utvärderingen består av 10 st frågor. Dessa är låsta i systemet och går ej att påverka. Detta för att det ska gå att jämföra svaren på frågorna över tid. För att få en bättre svarsfrekvens på utvärderingen så kan ni själva ställa in när den skall skickas ut. En idé är att avsluta festivalen med en halvtimmes utvärdering för alla deltagare och arrangörer. De synpunkter ni får in via utvärderingen är värdefull information som kan göra er fantastiska festival ännu bättre. Observera att det även går att skicka ut enkäten via sms. Det kan öka svarsfrekvensen ytterligare. Varje sms kostar 50 öre.

Efter festival.

  • Meddela vilka som urvalsgruppen valt som får möjligheten att representera er festival på region- eller riksfestivalen. Gör det helst någon eller några dagar efter festivalen arrangerats. Detta för att flytta fokus från urvalsmomentet.
  • Lägg in publiksiffran i arrangörsverktyget (SiteFactory). Det behöver vi veta för att vi skall få rätt statistik.
  • Meddela den regionala UKM-samordnaren vilka som urvalsgruppen valde att skicka vidare och flytta dem i arrangörsverktyget (SiteFactory) till nästa festival de ska delta i.
  • Utvärdera i arrangörsgruppen vad som gått bra och vad ni kan göra bättre nästa gång.
  • Glöm inte att du måste fylla i rutan "klarmarkering" som du hittar i SiteFactory när alla punkter är genomförda.